BAGIAN UMUM

Sabtu, 15 Juli 2017 | 14:28:32 WIB | Dibaca: 367 Kali


Drs. LILIK HADI, M.MT

BAGIAN UMUM

1. Tugas membantu Sekwan dalam rangka melaksanakan kegiatan ketatausahaan dan administrasi kepegawaian, kearsipan, rumah tangga dan aset, serta kehumasan dan keprotokolan.

2. Fungsi:

  1. Pelaksanaan tata usaha DPRD dan sekretariat DPRD;
  2. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;
  3. Penyiapan sarana dan prasarana kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  4. Pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan dan pemanfaatan aset, barang-barang inventaris dan kendaraan dinas;
  5. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/ketertiban lingkungan kantor/gedung dan rumah dinas pimpinan DPRD;
  6. Pelaksanaan tugas kehumasan dalam rangka publikasi melalui media cetak dan elektronik atas kegiatan DPRD;
  7. Pelaksanaan tugas keprotokolan dan menyiapkan bahan - bahari ekspose, makalah serta susunan acara pada setiap pertemuan;
  8. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa; 
  9. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

A. Sub bagian yang berada di bawah Bagian Umum adalah sebagai berikut :
1. Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian
a. Tugas membantu Sekwan dalam rangka melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha dan kepegawaian, meliputi pengelolaan administrasi surat menyurat, kepegawaian dan kearsipan serta pengaturan ATK.
b. Fungsi :

  1. Pelaksanaan pencatatan surat masuk dan keluar;
  2. Penyiapan surat dinas dan undangan rapat-rapat;
  3. Pendistribusian surat-surat dinas dan undangan rapat-rapat dan penggandaan bahan kelengkapan Setwan;
  4. Pengelolaan administrasi kepegawaian, analisa jabatan, ketatalaksanaan dan kelembagaan Setwan;
  5. Penataan kearsipan;
  6. Pengelolaan alat tulis kantor;
  7. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Subbagian Rumah Tangga dan Aset
a. Tugas membantu Sekwan dalam rangka melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah tangga, pemeliharaan, perawatan gedung/kantor dan rumah dinas, keamanan lingkungan gedung/kantor dan rumah dinas, melakukan penyiapan bahan analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas, melakukan pengolahan data, penyusunan laporan, pemanfaatan dan pemeliharaan aset lingkup Setwan.
b. Fungsi :

  1. Pelaksanaan urusan teknik, keamanan, ketertiban, kebersihan dan keindahan lingkungan kantor/gedung dan rumah dinas pimpinan DPRD;
  2. Penyiapan/pengaturan sarana dan prasaran pada acara rapat-rapat dan penerimaan tamu- tamu resmi DPRD dan sekretariat DPRD;
  3. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD dan sekretariat DPRD;
  4. Pengelolaan administrasi, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian barang milik daerah;
  5. Penginventarisasian sarana dan prasarana inventaris, serta usulan penghapusan aset yang dikelola sekretariat DPRD;
  6. Pengolahan data, penyusunan laporan, pemanfaatan dan pemeliharaan aset lingkup Setwan;
  7. Penyiapan bahan penyelesaian sengketa tuntutan ganti rugi yang menyangkut barang milik daerah (aset);
  8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Sub Bagian Humas dan Protokol
a. Tugas membantu Sekwan dalam rangka memberikan pelayanan administrasi, dokumentasi dan fasilitasi kepada Pimpinan dan Anggota DPRD, khususnya dalam bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan.
b. Fungsi :

  1. Peliputan dan pendokumentasian kegiatan DPRD;
  2. Penyediaan dan pendistribusian surat kabar harian kepada DPRD dan pejabat Sekretariat DPRD;
  3. Pengumpulan bahan tulisan untuk penerbitan buletin legislatif dari berbagai narasumber;
  4. Pempublikasian kegiatan DPRD melalui media cetak dan elektronik;
  5. Pengaturan dan pendampingan wartawan media cetak dan elektronik dalam rangka peliputan kegiatan DPRD yang bersifat terbuka untuk umum;
  6. Pengaturan acara dan penempatan tamu pada rapat paripurna dan pertemuan khusus kegiatan keagamaan dan kegiatan sosial masyarakat yang dilaksanakan DPRD;
  7. Pemfasilitasian hak dan kedudukan protokoler pimpinan dan anggota DPRD dalam melaksanakan tugas kedinasan;
  8. Pemfasilitasian tamu dari luar daerah yang melakukan kunjungan ke DPRD;
  9. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.